Как написать деловое письмо на английском

28 сентября 2017
89761
908

Hi! How are you? Так вы можете поприветствовать своего иностранного друга, приятеля, хорошего знакомого, с которым установилось неформальное общение. С деловыми партнерами и зарубежными коллегами язык коммуникаций совсем другой. Строгий, официально учтивый. Без опыта составления писем и документов можно допустить ошибки в деловом этикете, изрядно подпортить свой авторитет. Итак, какой должна быть грамотная деловая переписка на английском с примерами писем и фраз.

Содержание статьи:

Деловой английский

Здесь все как в русском - существует письменная субординация, которой следуют в составлении официальных документов и писем. Не позволительны обороты и фразы из разговорной речи, строгая структура предложений, каждое слово на своем месте. От делового письма зависит очень много. Красивый, грамотно составленный текст - дополнительный бонус к вашему деловому имиджу. Рассмотрим классификацию писем, которые приходится составлять офисным сотрудникам международных компаний.

Типы деловых писем на английском:

  • Поздравление с корпоративным или профессиональным праздником, днем рождения, юбилеем компании, победой в специализированном конкурсе;
  • Предложение о сотрудничестве, партнерстве, спонсорстве;
  • Письмо-уведомление о приеме на работу - составляется, как правило, HR-сотрудниками;
  • Заявление. Контекст может быть различным - о переносе отпуска, выделении дней без содержания, переходе на другую вакансию и т.д.;
  • Официальный отказ. Предметом отказа может стать просьба о повышении заработной платы, дополнительных днях отпуска, предложение о сотрудничестве, спонсорской поддержке какого-либо проекта или мероприятия и т.д.
  • Жалоба. Чаще всего составляется покупателями, которые приобрели некачественный продукт.
  • Письмо-извинение - ответная реакция на жалобу, объясняющая обстоятельства вины производителя или поставщика.
  • Официальный запрос. Отправляется при необходимости получить дополнительную информацию о продукте или услуге.
  • Благодарность. Официальное письмо, в котором руководитель компании или отдела благодарит сотрудников за успехи и достижения. Рассылается массово или индивидуально - с обозначением адресата.

Правила составления деловой переписки на английском

Перечислим 11 основных моментов, которые нужно учитывать при составлении деловых писем, вне зависимости от типа:

  1. Официальный документ или письмо по смыслу разбивается на абзацы и при этом без отступа красной строки. Заглавная буква идет сразу;
  2. Чтобы текст воспринимался проще, разделите его на одинаковые по количеству строк блоки.
  3. Поля должны быть широкими, белое пространство - одинаковым между абзацами и строчками. Графическое единство и симметрия помогают эффективно воспринимать информацию.
  4. Верхний левый угол - место под имя отправителя и название компании, которую представляет сотрудник.
  5. После имени отправителя указывается имя адресата и название компании, в которую отправляется документ.
  6. Обязательно обозначить дату отправки письма: или на три строки ниже адресата (в верхнем правом углу) или отдельно в левом верхнем углу.
  7. Текст необходимо красиво структурировать, он должен быть равномерно распределен, базируясь по центру.
  8. Основная мысль, которую вы хотите донести до адресата, должна быть выражена в самом начале документа. Это выглядит так: "I am writing to you to ..." и указываем цель обращения.
  9. Не совмещайте в одном документе несколько просьб. Так внимание рассеивается, смещаются акценты. Лучше составить два письма, каждое из которых будет сконцентрировано на конкретной задаче.
  10. Неприемлемо употребление сокращений, свойственных разговорной речи: You're вместо You are.
По этикету деловые письма надо завершать словами благодарности "Thank you for your prompt help...". Так вы выразите уважение к адресату, закрепите положительное мнение о себе.

Пример делового письма-запроса на английском

Сначала разложим документ по элементам, подробно рассмотрим его структуру. В качестве примера возьмем письмо-запрос.

  • Шапка
    В верхнем левом углу указываем имя и адрес отправителя.
    Ниже - имя и адрес получателя (начиная с номера офиса, дома и к большему - город, страна).
    На три строки ниже - дата: день-месяц-год (через точку).
  • Приветствие
  • Обращаемся к адресату
  • Выражение главной мысли
  • Заключительные фразы: благодарность за внимание, понимание, лояльность и т.д.
  • Финал по формуле вежливости: Имя, фамилия и должность автора письма.
  • Вложение: обращает внимание на то, что письмо дополняют фотографии, схемы и прочие документы.

Образец письма-запроса на английском:

John Stewart
1304 Sherman Ave.
Madison, Wisconsin

Lemann & Sons
3597 43rd Street
New York, NY 12008

May24, 2015

Dear Sirs,

With reference to your advertisement in Business Weekly Journal could you please send me more detailed description of your monitors.
I would also like to know about discounts that you provide.

Yours faithfully,

(Signature)
John Stewart
Sales Manager

В образце мы видим четкое следование канонам деловой переписки. Адресная строка выдержана левой верхней части, дата смещена вниз на три строчки. Текст начинается с конкретной просьбы, завершается вежливым реверансом.

Перевод основного текста:

Со ссылкой на ваше объявление в деловом еженедельнике, не могли бы вы прислать мне более подробное описание ваших мониторов?Также я хотел бы знать о скидках, которые вы предоставляете.

Деловое поздравительное письмо

Поздравительное письмо также составляется в официальном стиле, без просторечных оборотов. Как правило, от лица руководителя компании или отдела. Адресатом может быть как один человек, так и коллектив. День рождения, профессиональные достижения, победа в профессиональном соревновании, выставке, перевыполнение плана - все это может стать основой для письма-поздравления.

Содержание включает в себя обращение к адресату, выражение уважения и поздравление. Отличительная особенность этого жанра деловой переписки - эмоциональная окрашенность. Перечислим самыми распространенными фразами:

  • Warmest wishes for a happy holiday season and a wonderful new year. С самыми теплыми пожеланиями счастливых праздников и прекрасного наступающего года!
  • Best wishes for a happy and prosperous New Year from …! Примите наилучшие пожелания счастья и процветания в Новом году от …!
  • In appreciation of our association during the past year, extends our very best wishes for a wonderful holiday season! Ценя наше сотрудничество в течение прошедшего года, выражаем наши наилучшие пожелания в связи с праздниками!

Письмо о приеме на работу

Этот документ рекрутеры считают очень важным. Дополнение к резюме от лица соискателя - своего рода коммуникативная нить, позволяющая оценить заинтересованность потенциального сотрудника конкретной должностью, его грамотность, чистоту и внятность мыслей в их словарной оболочке. Также, как и в других жанрах деловой переписки, здесь есть свои требования:

  1. Текст должен начинаться с текста о заинтересованности вакансией. Соискатель выделяет приоритеты, ставит маячки в свою пользу.
  2. Далее идет небольшая презентация профессиональных возможностей. Задача: в двух-трех предложениях описать свои навыки, умения, цели.
  3. Третий блок - говорите о резюме, с которым подробнее можно познакомиться во вложении. Выражаете желание пообщаться с HR-специалистом на собеседовании. Отмечаете свою готовность быстро приступить к работе.
  4. И вежливый финал - благодарность за внимание, с надеждой на положительный результат.

5 фраз, которые могут пригодиться при составлении письма о приеме на работу:

  • I can supply references from…if required. Я могу предоставить рекомендации из…если потребуется…

    Please accept this letter as application for the … position currently advertised in the … Пожалуйста, примите это письмо как заявление на замещение вакантной должности … , которая была объявлена в …

    Thank you for your attention. Спасибо за внимание.

    I was interested to read your advertisement for … Я был заинтересован, когда прочитал вашу рекламу в …

    I have exceptional verbal and written communication skills. Я обладаю исключительными устными и письменными коммуникативными навыками.

 

Деловое пригласительное письмо

Этот документ отправляется потенциальным клиентам, партнерам, спонсорам с предложением принять участие в мероприятии, войти в проект. От контекста зависит очень многое. Варианта два: согласие или отказ. Чтобы результат был положительным, текст должен заинтересовать адресата. Даем полезные советы по составлению пригласительного письма:

  • Следовать структуре составления деловых писем: отправитель и получатель - в левом верхнем углу, основной текст - по центру, финальные аккорды - нижние строчки слева.
  • Текст должен быть манким. Задача - вызвать интерес, побудить к сотрудничеству. Зачастую компании обращаются к профессиональным копирайтерам, которые грамотно, красиво и эффективно выстраивают предложения в одну логическую цепочку.
  • Рассылка писем-приглашений, предложений к сотрудничеству должна стартовать заранее, в идеале - за несколько месяцев до мероприятия. Учитывайте особенности крупных компаний, в которых процессы согласования проектов затягиваются на несколько недель.

-6.jpg?1506933826890

Вам могут пригодиться фразы:

  • Allow me the pleasure of inviting you to… Не откажите в удовольствии пригласить Вас…

    You are cordially invited to be the guest of… Мы сердечно приглашаем Вас быть гостем на…

 

 

Письмо-жалоба

Некачественный или бракованный товар, грубое обслуживание, не профессиональный сервис и прочие разочарования потребителей становятся поводом для составления Complaint Letter (писем-жалоб). За рубежом весьма распространенная практика. В сетевых компаниях есть специальные отделы, которые занимаются обратной связью, решают спорные моменты, работают с возражениями.

В этом письме должна быть подробно изложена информация, беспокоящая адресата. Чем детальнее будет описана проблема, тем прозрачнее она в решении. Что нужно указать в жалобе:

  • Точное наименование товара, название услуги, качеством которых вы не довольны.
  • Дата обращения в магазин, кафе, сервисный центр.
  • Обстоятельства проблемной ситуации. В случае если возник конфликт с менеджером по продажам - подробности диалога, действий сотрудника.
  • Укажите ваши ожидания и пожелания, что ждете от производителя/ритейлера/сферы услуг.
  • Адресатом должен стать руководитель компании или отдел по работе с клиентами.

Приведем пример основного текста письма-жалобы:

Вступительная часть: On the 1st of July, I bought a (name of the product, with serial or model number or service performed) at … 1 июля я приобрел (полное название товара с серийным номером или вид услуги) по адресу … I wish to complaint in the strongest possible terms about the treatment I received from a member of your staff. Я бы хотел выразить претензии к обращению со мной вашего сотрудника.

Суть проблемы: I am disappointed because I was billed the wrong amount, something was not disclosed clearly or was misrepresented. Я разочарован, поскольку мне предъявили неправильную сумму к оплате, что-то не было объяснено.

Ожидания: I hope that you will deal with this matter promptly as it caused me considerable inconvenience. Я надеюсь, вы разберетесь с этим делом немедленно, поскольку это доставило мне серьезные неудобства.

В завершении укажите имя и фамилию. В шапке - адрес и телефон.


Письмо с извинениями, ответ на жалобу

Эта форма составляется в ответ на поступившую жалобу. Apology Letter должно быть максимально вежливым, клиентоориентированным. Даже если жалоба не несет в себе серьезных причин для поиска виноватых. Это выражение заинтересованности компании к своим клиентам, подпитка репутации и авторитета.

Структура текста письма-извинения:

  • Начинаем с непосредственного извинения, выражаем сожаление о случившемся.
  • Объясняем обстоятельства проблемы и способы ее устранения. Говорим о мерах, которые будут приняты для устранения возникшего форс-мажора.
  • В завершении еще раз извиняемся и благодарим за терпение и лояльность к компании.

Приведем примеры фраз, которые можете использовать в письмах-извинениях:

  • Thank you for bringing the matter/problem to our attention. Спасибо, что сообщили нам об этом деле/проблеме.

    I am very sorry for this situation. Я очень сожалею о сложившейся ситуации.

    Please accept our apologises for… Примите наши извинения…

    Please be assured that we will… Будьте уверены, что мы…

 
Грамотность, сдержанность и вежливость - основы, которых следует держаться в деловой переписке. Ставьте себя на место адресата, какое письмо вам было бы приятно читать, на какое предложение отвечать согласием. Официальные документы могут стать эффективным инструментом в достижении целей.

Комментарии

VerifyCode
Нажимая на кнопку, вы даёте согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь с политикой обработки персональных данных.
Çocuk Pornosu | 3 июля 2025 | 12:33

This post is good enough to make somebody understand this amazing thing, and I'm sure everyone will appreciate this interesting things Çocuk Pornosu

Yetişkin Porno | 3 июля 2025 | 9:48

It's always exciting to read articles from other writers and practice something from their web sites. Yetişkin Porno

awd | 3 июля 2025 | 4:38

Want to buy erectile dysfunction drugs? Click the link below to enter the official website to purchase:
日本藤素 威而鋼 必利勁 果凍威而鋼 必利吉 犀利士 犀利士5mg 超級雙效犀利士 雙效犀利士 大樹藥局 大樹藥局有賣日本藤素 日本藤素哪裡買 果凍威而鋼哪裡買 威而鋼哪裡買 犀利士5mg每日錠哪裡買 雙效犀利士哪裡買 必利劲哪裡買 印度蓝鑽哪裡買 新義安藥局 犀利士哪裡買 必利吉哪裡買 美國黑金哪裡買 美國黑金買一送一 印度神油Climax哪裡買 美國GOOD MAN哪裡買 印度紅魔哪裡買 雙效威而鋼哪裡買 綠骑士哪裡買 德國必邦哪裡買 德國黑金剛持久液哪裡買 美國MAXMAN陰莖增大膠囊哪裡買 泰坦凝膠哪裡買 美國VigRX Plus威樂哪裡買 薄力士口溶膜哪裡買 液熊威而鋼哪裡買 威達挺哪裡買 樂軒昂5mg哪裡買日本藤素 威而鋼 必利勁 果凍威而鋼 必利吉 犀利士 犀利士5mg 超級雙效犀利士 雙效犀利士 新義安藥局 日本藤素哪裡買 威而鋼哪裡買 犀利士哪裡買 犀利士5mg每日錠哪裡買 雙效犀利士哪裡買 必利劲哪裡買 必利吉哪裡買 美國黑金買一送一 雙效威而鋼哪裡買 果凍威而鋼哪裡買 印度神油Climax哪裡買 印度蓝鑽哪裡買 雙效犀利士藥局有賣嗎 美國GOOD MAN哪裡買 印度紅魔哪裡買 艾力達雙效片哪裡買 賦久勁哪裡買 綠骑士哪裡買 威而柔哪裡買 德國必邦哪裡買 美國MAXMAN陰莖增大膠囊哪裡買 德國黑金剛持久液哪裡買 泰坦凝膠哪裡買 美國VigRX Plus威樂哪裡買 薄力士口溶膜哪裡買一炮到天亮哪裡買 一炮到天亮哪裡買 超級犀利士哪裡買 超級犀利士哪裡買林林藥局 犀利士5mg每日錠哪裡買最可靠?【2025最新攻略】藥師解析價格、效果與合法購買渠道 犀利士5mg每日錠哪裡買 雙效犀利士哪裡買 果凍威而鋼雙效 果凍威而鋼副作用 果凍威而鋼評價 雙效犀利士副作用 雙效犀利士正確吃法全攻略 雙效犀利士真偽 林林藥局有賣日本藤素 林林藥局詐騙 日本藤素dcard威而鋼果凍正確用法教學 威而鋼果凍哪裡買 威而鋼哪裡買 德國必邦哪裡買 印度–藍鑽超級威而鋼雙效片哪裡買 樂威壯哪裡買 雄鷹持久液 SUPERVIGA240000哪裡買 加拿大Vimax增大丸哪裡買 威而鋼Suhagra 100哪裡買 樂威壯雙效片Super Levifil哪裡買 日本藤素價錢日本藤素 威而鋼 必利勁 果凍威而鋼 必利吉 犀利士 犀利士5mg 超級雙效犀利士 雙效犀利士 新義安藥局 日本藤素哪裡買 威而鋼哪裡買 犀利士哪裡買 犀利士5mg每日錠哪裡買 雙效犀利士哪裡買 必利劲哪裡買 必利吉哪裡買 美國黑金買一送一 雙效威而鋼哪裡買 果凍威而鋼哪裡買 印度神油Climax哪裡買 印度蓝鑽哪裡買 美國GOOD MAN哪裡買 印度紅魔哪裡買 艾力達雙效片哪裡買 賦久勁哪裡買 綠骑士哪裡買 威而柔哪裡買 德國必邦哪裡買 美國MAXMAN陰莖增大膠囊哪裡買 德國黑金剛持久液哪裡買 泰坦凝膠哪裡買 美國VigRX Plus威樂哪裡買 薄力士口溶膜哪裡買日本藤素 偉哥 必利勁 美國黑金 果凍威而鋼 必利吉 犀利士 犀利士5mg 超級雙效犀利士 雙效犀利士 偉哥哪裡買 日本藤素哪裡買 犀利士哪裡買犀利士5mg哪裡買 雙效犀利士哪裡買 必利勁哪裡買 必利吉哪裡買 果凍偉哥哪裡買 雙效果凍偉哥哪裡買 雙效偉哥哪裡買 女用偉妹哪裡買 印度紅魔哪裡買 美國GOODMAN哪裡買 綠騎士持久液哪裡買 綠騎士持久液哪裡買美國黑金哪裡買 日本藤素 偉哥 必利勁 美國黑金 果凍威而鋼 必利吉 犀利士 犀利士5mg 超級雙效犀利士 雙效犀利士 偉哥哪裡買 日本藤素哪裡買 犀利士哪裡買 犀利士5mg哪裡買 雙效犀利士哪裡買 必利勁哪裡買 必利吉哪裡買 果凍偉哥哪裡買 雙效果凍偉哥哪裡買 雙效偉哥哪裡買 女用偉妹哪裡買 印度紅魔哪裡買 美國GOODMAN哪裡買 美國黑金哪裡買美國黑金哪裡買 大樹露天購物網 果凍威而鋼 雙效犀利士 印度紅魔 超級艾力達 印度綠水鬼 必利吉 綠膜口溶膜 kamagra哪裡買 泰國果凍女用威而鋼果凍正確用法教學 威而鋼果凍哪裡買 威而鋼哪裡買 德國必邦哪裡買 印度–藍鑽超級威而鋼雙效片哪裡買 樂威壯哪裡買 雄鷹持久液 SUPERVIGA240000哪裡買 加拿大Vimax增大丸哪裡買 威而鋼Suhagra 100哪裡買 樂威壯雙效片Super Levifil哪裡買 日本藤素價錢 日本藤素禁忌威而鋼果凍哪裡買 威而鋼哪裡買 德國必邦哪裡買 印度–藍鑽超級威而鋼雙效片哪裡買 樂威壯哪裡買 雄鷹持久液 SUPERVIGA240000哪裡買 加拿大Vimax增大丸哪裡買 威而鋼Suhagra 100哪裡買 樂威壯雙效片Super Levifil哪裡買 日本藤素價錢 日本藤素禁忌 日本藤素可以每天吃嗎?威而鋼果凍正確用法教學 威而鋼果凍哪裡買 威而鋼哪裡買 德國必邦哪裡買 印度–藍鑽超級威而鋼雙效片哪裡買 樂威壯哪裡買 雄鷹持久液 SUPERVIGA240000哪裡買 加拿大Vimax增大丸哪裡買 威而鋼Suhagra 100哪裡買 樂威壯雙效片Super Levifil哪裡買 日本藤素價錢果凍威而鋼副作用 正品果凍威而鋼辨別全攻略 威而鋼果凍正確用法教學 威而鋼果凍哪裡買 威而鋼哪裡買 德國必邦哪裡買 印度–藍鑽超級威而鋼雙效片哪裡買 樂威壯哪裡買 雄鷹持久液 SUPERVIGA240000哪裡買 加拿大Vimax增大丸哪裡買 威而鋼Suhagra 100哪裡買 樂威壯雙效片Super Levifil哪裡買 日本藤素價錢 日本藤素禁忌必利勁副作用有哪些?藥師為你答疑解惑! Hamer汗馬糖哪裡買?購買正品汗馬糖的渠道講解! 必利勁哪裡買?藥師詳解購買必利勁的兩種通路! 雙效犀利士哪裡買?購買正品雙效犀利士渠道講解!!屈臣氏有日本藤素賣嗎?醫師:屈臣氏沒有! 日本藤素副作用與處理方法:瞭解藤素副作用常見迷思 【日本藤素沒用】藤素是偽藥嗎?瞭解藤素無效的原因有哪些 宮廷玉液是什麼 催情奶茶是什麼 皇家蜂蜜是什麼 卡宴伊圃園是什麼 BMW催情液是什麼 宮廷玉液是什麼 催情奶茶是什麼 皇家蜂蜜是什麼 卡宴伊圃園是什麼 BMW催情液是什麼日本藤素功效好嗎?藥師講解日本藤素的五大效果! 日本藤素官網丨四代日本藤素真正官方地址入口 日本藤素價錢:線上購買日本原廠藤素價格低廉 日本藤素dcard:鄉民親測服用日本藤素心得分享! 日本藤素假貨:露天購買的藤素居然全是假貨?購買藤素必看!! 日本藤素禁忌:服用藤素應注意哪些? 想要重震雄風?正版日本藤素丨讓你焕發自信! 日本藤素PTT:四代藤素成分及功效丨藥師詳解女用果凍威而鋼哪裡買 金蒼蠅迷情液是什麼 一滴銷魂是什麼 濃情口香糖是什麼 金蒼蠅迷情液是什麼 一滴銷魂是什麼 濃情口香糖是什麼 美國MAXMAN哪裡買 美國MAXMAN哪裡買犀利士5mg每日錠哪裡買站群站群站群站群站群站群站群站群站群站群站群站群站群 林林藥局 林林藥局 林林藥局 壯陽藥局

Yetişkin Porno | 2 июля 2025 | 12:16

Great post, and great website. Thanks for the information! Yetişkin Porno

Yetişkin Porno | 1 июля 2025 | 14:07

I am hoping the same best effort from you in the future as well. In fact your creative writing skills has inspired me. Yetişkin Porno