Как написать деловое письмо на английском

28 сентября 2017
71039
654

Hi! How are you? Так вы можете поприветствовать своего иностранного друга, приятеля, хорошего знакомого, с которым установилось неформальное общение. С деловыми партнерами и зарубежными коллегами язык коммуникаций совсем другой. Строгий, официально учтивый. Без опыта составления писем и документов можно допустить ошибки в деловом этикете, изрядно подпортить свой авторитет. Итак, какой должна быть грамотная деловая переписка на английском с примерами писем и фраз.

Содержание статьи:

Деловой английский

Здесь все как в русском - существует письменная субординация, которой следуют в составлении официальных документов и писем. Не позволительны обороты и фразы из разговорной речи, строгая структура предложений, каждое слово на своем месте. От делового письма зависит очень много. Красивый, грамотно составленный текст - дополнительный бонус к вашему деловому имиджу. Рассмотрим классификацию писем, которые приходится составлять офисным сотрудникам международных компаний.

Типы деловых писем на английском:

  • Поздравление с корпоративным или профессиональным праздником, днем рождения, юбилеем компании, победой в специализированном конкурсе;
  • Предложение о сотрудничестве, партнерстве, спонсорстве;
  • Письмо-уведомление о приеме на работу - составляется, как правило, HR-сотрудниками;
  • Заявление. Контекст может быть различным - о переносе отпуска, выделении дней без содержания, переходе на другую вакансию и т.д.;
  • Официальный отказ. Предметом отказа может стать просьба о повышении заработной платы, дополнительных днях отпуска, предложение о сотрудничестве, спонсорской поддержке какого-либо проекта или мероприятия и т.д.
  • Жалоба. Чаще всего составляется покупателями, которые приобрели некачественный продукт.
  • Письмо-извинение - ответная реакция на жалобу, объясняющая обстоятельства вины производителя или поставщика.
  • Официальный запрос. Отправляется при необходимости получить дополнительную информацию о продукте или услуге.
  • Благодарность. Официальное письмо, в котором руководитель компании или отдела благодарит сотрудников за успехи и достижения. Рассылается массово или индивидуально - с обозначением адресата.

Правила составления деловой переписки на английском

Перечислим 11 основных моментов, которые нужно учитывать при составлении деловых писем, вне зависимости от типа:

  1. Официальный документ или письмо по смыслу разбивается на абзацы и при этом без отступа красной строки. Заглавная буква идет сразу;
  2. Чтобы текст воспринимался проще, разделите его на одинаковые по количеству строк блоки.
  3. Поля должны быть широкими, белое пространство - одинаковым между абзацами и строчками. Графическое единство и симметрия помогают эффективно воспринимать информацию.
  4. Верхний левый угол - место под имя отправителя и название компании, которую представляет сотрудник.
  5. После имени отправителя указывается имя адресата и название компании, в которую отправляется документ.
  6. Обязательно обозначить дату отправки письма: или на три строки ниже адресата (в верхнем правом углу) или отдельно в левом верхнем углу.
  7. Текст необходимо красиво структурировать, он должен быть равномерно распределен, базируясь по центру.
  8. Основная мысль, которую вы хотите донести до адресата, должна быть выражена в самом начале документа. Это выглядит так: "I am writing to you to ..." и указываем цель обращения.
  9. Не совмещайте в одном документе несколько просьб. Так внимание рассеивается, смещаются акценты. Лучше составить два письма, каждое из которых будет сконцентрировано на конкретной задаче.
  10. Неприемлемо употребление сокращений, свойственных разговорной речи: You're вместо You are.
По этикету деловые письма надо завершать словами благодарности "Thank you for your prompt help...". Так вы выразите уважение к адресату, закрепите положительное мнение о себе.

Пример делового письма-запроса на английском

Сначала разложим документ по элементам, подробно рассмотрим его структуру. В качестве примера возьмем письмо-запрос.

  • Шапка
    В верхнем левом углу указываем имя и адрес отправителя.
    Ниже - имя и адрес получателя (начиная с номера офиса, дома и к большему - город, страна).
    На три строки ниже - дата: день-месяц-год (через точку).
  • Приветствие
  • Обращаемся к адресату
  • Выражение главной мысли
  • Заключительные фразы: благодарность за внимание, понимание, лояльность и т.д.
  • Финал по формуле вежливости: Имя, фамилия и должность автора письма.
  • Вложение: обращает внимание на то, что письмо дополняют фотографии, схемы и прочие документы.

Образец письма-запроса на английском:

John Stewart
1304 Sherman Ave.
Madison, Wisconsin

Lemann & Sons
3597 43rd Street
New York, NY 12008

May24, 2015

Dear Sirs,

With reference to your advertisement in Business Weekly Journal could you please send me more detailed description of your monitors.
I would also like to know about discounts that you provide.

Yours faithfully,

(Signature)
John Stewart
Sales Manager

В образце мы видим четкое следование канонам деловой переписки. Адресная строка выдержана левой верхней части, дата смещена вниз на три строчки. Текст начинается с конкретной просьбы, завершается вежливым реверансом.

Перевод основного текста:

Со ссылкой на ваше объявление в деловом еженедельнике, не могли бы вы прислать мне более подробное описание ваших мониторов?Также я хотел бы знать о скидках, которые вы предоставляете.

Деловое поздравительное письмо

Поздравительное письмо также составляется в официальном стиле, без просторечных оборотов. Как правило, от лица руководителя компании или отдела. Адресатом может быть как один человек, так и коллектив. День рождения, профессиональные достижения, победа в профессиональном соревновании, выставке, перевыполнение плана - все это может стать основой для письма-поздравления.

Содержание включает в себя обращение к адресату, выражение уважения и поздравление. Отличительная особенность этого жанра деловой переписки - эмоциональная окрашенность. Перечислим самыми распространенными фразами:

  • Warmest wishes for a happy holiday season and a wonderful new year. С самыми теплыми пожеланиями счастливых праздников и прекрасного наступающего года!
  • Best wishes for a happy and prosperous New Year from …! Примите наилучшие пожелания счастья и процветания в Новом году от …!
  • In appreciation of our association during the past year, extends our very best wishes for a wonderful holiday season! Ценя наше сотрудничество в течение прошедшего года, выражаем наши наилучшие пожелания в связи с праздниками!

Письмо о приеме на работу

Этот документ рекрутеры считают очень важным. Дополнение к резюме от лица соискателя - своего рода коммуникативная нить, позволяющая оценить заинтересованность потенциального сотрудника конкретной должностью, его грамотность, чистоту и внятность мыслей в их словарной оболочке. Также, как и в других жанрах деловой переписки, здесь есть свои требования:

  1. Текст должен начинаться с текста о заинтересованности вакансией. Соискатель выделяет приоритеты, ставит маячки в свою пользу.
  2. Далее идет небольшая презентация профессиональных возможностей. Задача: в двух-трех предложениях описать свои навыки, умения, цели.
  3. Третий блок - говорите о резюме, с которым подробнее можно познакомиться во вложении. Выражаете желание пообщаться с HR-специалистом на собеседовании. Отмечаете свою готовность быстро приступить к работе.
  4. И вежливый финал - благодарность за внимание, с надеждой на положительный результат.

5 фраз, которые могут пригодиться при составлении письма о приеме на работу:

  • I can supply references from…if required. Я могу предоставить рекомендации из…если потребуется…

    Please accept this letter as application for the … position currently advertised in the … Пожалуйста, примите это письмо как заявление на замещение вакантной должности … , которая была объявлена в …

    Thank you for your attention. Спасибо за внимание.

    I was interested to read your advertisement for … Я был заинтересован, когда прочитал вашу рекламу в …

    I have exceptional verbal and written communication skills. Я обладаю исключительными устными и письменными коммуникативными навыками.

 

Деловое пригласительное письмо

Этот документ отправляется потенциальным клиентам, партнерам, спонсорам с предложением принять участие в мероприятии, войти в проект. От контекста зависит очень многое. Варианта два: согласие или отказ. Чтобы результат был положительным, текст должен заинтересовать адресата. Даем полезные советы по составлению пригласительного письма:

  • Следовать структуре составления деловых писем: отправитель и получатель - в левом верхнем углу, основной текст - по центру, финальные аккорды - нижние строчки слева.
  • Текст должен быть манким. Задача - вызвать интерес, побудить к сотрудничеству. Зачастую компании обращаются к профессиональным копирайтерам, которые грамотно, красиво и эффективно выстраивают предложения в одну логическую цепочку.
  • Рассылка писем-приглашений, предложений к сотрудничеству должна стартовать заранее, в идеале - за несколько месяцев до мероприятия. Учитывайте особенности крупных компаний, в которых процессы согласования проектов затягиваются на несколько недель.

-6.jpg?1506933826890

Вам могут пригодиться фразы:

  • Allow me the pleasure of inviting you to… Не откажите в удовольствии пригласить Вас…

    You are cordially invited to be the guest of… Мы сердечно приглашаем Вас быть гостем на…

 

 

Письмо-жалоба

Некачественный или бракованный товар, грубое обслуживание, не профессиональный сервис и прочие разочарования потребителей становятся поводом для составления Complaint Letter (писем-жалоб). За рубежом весьма распространенная практика. В сетевых компаниях есть специальные отделы, которые занимаются обратной связью, решают спорные моменты, работают с возражениями.

В этом письме должна быть подробно изложена информация, беспокоящая адресата. Чем детальнее будет описана проблема, тем прозрачнее она в решении. Что нужно указать в жалобе:

  • Точное наименование товара, название услуги, качеством которых вы не довольны.
  • Дата обращения в магазин, кафе, сервисный центр.
  • Обстоятельства проблемной ситуации. В случае если возник конфликт с менеджером по продажам - подробности диалога, действий сотрудника.
  • Укажите ваши ожидания и пожелания, что ждете от производителя/ритейлера/сферы услуг.
  • Адресатом должен стать руководитель компании или отдел по работе с клиентами.

Приведем пример основного текста письма-жалобы:

Вступительная часть: On the 1st of July, I bought a (name of the product, with serial or model number or service performed) at … 1 июля я приобрел (полное название товара с серийным номером или вид услуги) по адресу … I wish to complaint in the strongest possible terms about the treatment I received from a member of your staff. Я бы хотел выразить претензии к обращению со мной вашего сотрудника.

Суть проблемы: I am disappointed because I was billed the wrong amount, something was not disclosed clearly or was misrepresented. Я разочарован, поскольку мне предъявили неправильную сумму к оплате, что-то не было объяснено.

Ожидания: I hope that you will deal with this matter promptly as it caused me considerable inconvenience. Я надеюсь, вы разберетесь с этим делом немедленно, поскольку это доставило мне серьезные неудобства.

В завершении укажите имя и фамилию. В шапке - адрес и телефон.


Письмо с извинениями, ответ на жалобу

Эта форма составляется в ответ на поступившую жалобу. Apology Letter должно быть максимально вежливым, клиентоориентированным. Даже если жалоба не несет в себе серьезных причин для поиска виноватых. Это выражение заинтересованности компании к своим клиентам, подпитка репутации и авторитета.

Структура текста письма-извинения:

  • Начинаем с непосредственного извинения, выражаем сожаление о случившемся.
  • Объясняем обстоятельства проблемы и способы ее устранения. Говорим о мерах, которые будут приняты для устранения возникшего форс-мажора.
  • В завершении еще раз извиняемся и благодарим за терпение и лояльность к компании.

Приведем примеры фраз, которые можете использовать в письмах-извинениях:

  • Thank you for bringing the matter/problem to our attention. Спасибо, что сообщили нам об этом деле/проблеме.

    I am very sorry for this situation. Я очень сожалею о сложившейся ситуации.

    Please accept our apologises for… Примите наши извинения…

    Please be assured that we will… Будьте уверены, что мы…

 
Грамотность, сдержанность и вежливость - основы, которых следует держаться в деловой переписке. Ставьте себя на место адресата, какое письмо вам было бы приятно читать, на какое предложение отвечать согласием. Официальные документы могут стать эффективным инструментом в достижении целей.

Комментарии

VerifyCode
Нажимая на кнопку, вы даёте согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь с политикой обработки персональных данных.
메이저놀이터 | 10 октября 2022 | 15:56

splendid paintings . Outstanding study, wonderful net page, wherein did u offer you with the data in this posting? I've study some of the articles to your internet website online now, and that i honestly like your fashion. Thanks 1,000,000 and please hold up the effective artwork . Youre so cool! I dont suppose ive read something like that absolutely in advance than. So awesome to are seeking for out each person by means of manner of incorporating precise utilizing for gives this challenge. Realy we apprehend you beginning this up. This fabulous internet site can be some thing this is required at the net, someone after a few originality. Beneficial motive of bringing thrilling matters to the net i wanted to thanks for this awesome have a look at!! I in reality taking part in every unmarried small little little bit of it i have you ever bookmarked to have a study new things you submit… i’ve loved reading. Excellent weblog. Unwell be bookmarking hold traveling this internet internet site on-line simply normally 메이저놀이터

메이저사이트 | 10 октября 2022 | 15:22

it is extremely important and large to pick out to your goods from an extensive sort of holograms reachable in the market these days. Hologram stickers are one of the exceptional strategies, and it is going to be a useful technique to your business. I should search web sites with applicable facts on given subject matter and provide them to instructor our opinion and the object. This is additionally a excellent post which i honestly enjoy reading. It isn't always everyday that i've the possibility to peer some thing like this 메이저사이트

토토사이트 | 10 октября 2022 | 15:19

it is extremely important and large to pick out to your goods from an extensive sort of holograms reachable in the market these days. Hologram stickers are one of the exceptional strategies, and it is going to be a useful technique to your business. I should search web sites with applicable facts on given subject matter and provide them to instructor our opinion and the object. This is additionally a excellent post which i honestly enjoy reading. It isn't always everyday that i've the possibility to peer some thing like this 토토사이트

메이저놀이터 | 10 октября 2022 | 14:20

thank you, biomiracle merchandise plays a main role and it isn't always best for the splendor purpose however it also works to maintain us healthy. Our products will shield your pores and skin from pimples, wrinkles, darkcircles and tightens your pores and skin with none irritation. Thrilling topic for a weblog. I've been looking the net for amusing and came upon your internet site. Splendid publish. I'm satisfied to discover your prominent manner of writing the publish. Now you're making it clean for me to understand and enforce the concept . Not like extra blogs i've examine that are certainly not tht proper. I additionally located your posts very interesting. In truth after analyzing, i had to pass display it to my buddy and he ejoyed it as properly! I sense strongly that love and examine more on this topic. If possible, including benefit information, would you thoughts updating your blog with extra information? It's far very useful for me . Exquisite blog. I enjoyed studying your articles. This is without a doubt a notable read for me. I have bookmarked it and i'm searching forward to studying new articles. Hold up the good paintings . I am so pleased i discovered your weblog, i'm here now and will much like to say thank for a exquisite submit and all round thrilling internet site. Please do keep up the superb work. I can't be without traveling your blog time and again. It's virtually pleasant and meanful. It is virtually cool blog. Linking could be very beneficial factor. You have simply helped lots of folks that go to blog and offer them usefull records. This could be the proper blog for every body who's desires to be familiar with this subject matter. You understand a good deal its practically not smooth to argue along (no longer that i just would want…haha). You really placed the contemporary spin with a topic thats been discussing for many years. Extraordinary stuff, just exceptional! Fine web page, where did u give you the statistics on this posting? I am thrilled i found it although, ill be checking returned soon to find out what extra posts you include. Exciting submit. I've been questioning about this trouble. So thanks for posting. Quite cool post. It 's virtually very fine and beneficial submit. Thank you . We are honestly thankful for your weblog put up. You may discover a number of processes after travelling your submit. I used to be exactly searching for. Thank you for such publish and please hold it up . I used to be just browsing thru the internet looking for some statistics and got here throughout your blog. I'm impressed via the facts which you have on this weblog. It indicates how nicely you recognize this difficulty. Bookmarked this web page, will come again for extra. First-rate article, it became notably useful! I sincerely started in this and i'm becoming extra familiar with it higher! Cheers, hold doing tremendous! I read a number of stuff and i found that the way of writing to clearifing that exactly need to say turned into very good so i'm inspired and ilike to return once more in future.. Amazing submit i have to say and thanks for the statistics. Education is in reality a sticky challenge. However, is still a number of the main subjects of our time. I appreciate your post and stay up for more. I experience very grateful that i study this. It's miles very beneficial and very informative and that i virtually learned lots from it. I have explicit some of the articles for your website now, and that i truly like your style of running a blog. I introduced it to my favorite’s blog web site list and might be checking back quickly… this is a superb put up. This post offers honestly high-quality statistics. I’m sincerely going to look at it. Genuinely very beneficial guidelines are furnished here. Thanks a lot. Keep up the best works . You've got completed a first rate job. I can simply dig it and for my part propose to my buddies. I am confident they will be benefited from this web page. Pretty like studying an editorial which could make people suppose. Also, thank you for taking into account me to comment! I am satisfied i found this internet site, i could not locate any know-how in this depend prior to. Also function a website and if you are ever inquisitive about doing some vacationer writing for me if feasible sense unfastened to let me recognise, im usually look for human beings to check out my web site. good to grow to be journeying your blog once more, it's been months for me. Properly this text that i've been waited for goodbye. I'm able to want this post to general my challenge inside the university, and it has precise identical subject matter together along with your write-up. Thank you, right percentage . That is an wonderful publish i seen thanks to proportion it. It's miles absolutely what i desired to look hope in future you may continue for sharing this sort of first-rate submit. I like the supportive statistics you provide for your articles. I can bookmark your weblog and test once more right here often. I'm very positive i'll learn severa new stuff right here! Satisfactory of good fortune for the following! I found your weblog making use of msn. That is an actually flawlessly composed article. I'll make a factor to bookmark it and get lower back to peruse a extra quantity of your accommodating facts. A debt of gratitude is so as for the post. I'll positively rebound. Lots obliged to you for any other fantastic article. What other vicinity could absolutely everyone get that type of information in a mainly perfect technique of composing? I've a show one week from now, and i'm at the search for such data. A lot obliged for the submit i in reality took in something from it. Commonly high-quality substance in this website online always looking ahead to new publish. I am intrigued, i ought to say. Sincerely sometimes do i experience a blog that is both educative and attractive, and factor of reality, you have hit the nail to the pinnacle. Your idea is outstanding; the problem is something that too little individuals are talking cleverly about. My commercial enterprise is enchanted that i ran over this in my seek out something figuring out with this. this is definitely animating, you're a in reality suit blogger. I have joined along with your feed moreover expect perusing your splendid opinions. Except, we have imparted your web page to our lengthy variety casual conversation locations. I am extremely overjoyed in for this weblog. It's an instructive topic. It assist me particularly to attend to positive issues. Its chance are so extra special and operating style so fast. I parent it very well might be assist each certainly one of you. Much preferred. After examination multiple the weblog articles together with your website online now, we certainly like your approach of writing for a blog. I bookmarked it to my bookmark web site rundown and you will go back quickly. Pls inspect my webpage in addition and advise me at the off chance which you agree. i'm regularly to writing for a blog i honestly like your posts. The thing has genuinely tops my advantage. I'm able to possibly bookmark your web weblog and keep checking picking facts. Brilliant submit be that as it could , i was wanting to recognize whether you may compose a litte greater concerning this matter? I'd be quite appreciative inside the event that you could expound particularly more. Gesundheit! I appreciate you due to your complete paintings on this blog. My little female loves participating in exploration and it is without a doubt smooth to get a deal with on why. A brilliant many people realize the entirety of the convincing manner you provide vital things through the web blog and stimulate investment from the others on that subject matter while our very own young lady is continually finding a ton. Experience the leftover section of the year. You're doing an first-rate paintings. Respectable submit. I gain talent with some thing lots more difficult on distinctive online journals everyday. It will continuously be invigorating to discern out a way to peruse content material utilising their agency students and workout some thing from their shop. I might determine to use positive together with the substance on my weblog whether or not you would not fret. Natually i will deliver you with a connection for your web blog. Like your sharing. Respectable study, i simply passed this onto a companion who turned into performing some research on that. Additionally, he truely got me lunch considering i found it for him grin so allow me reword that: thanks for a few different enlightening on-line journal. What other region ought to i am getting that sort of records written in a especially ideal methods? I've a project that i am seconds ago handling, and i've been at the publish for such statistics . Eminently composed article, if simply all bloggers offered a similar substance as you, the web could be an manifestly better spot. It is notably instructive and you are sincerely completely gifted around here. You have got made me fully aware of differing sees on this difficulty with fascinating and sturdy substance. Work isn't longer a place pay securely using our payment framework, discharge installments as according to a timetable of achievements you put, or pay simply upon success. You are in charge, so you will determine alternatives . Fascinating concern for a blog. I've been scanning the internet for the sake of enjoyment and came about upon your web page. Breathtaking submit. A good deal obliged a ton for sharing your perception! It is splendid to look that some institution honestly put in an exertion into coping with their web sites. I will ensure to go back again true soon. This is clearly charming perusing. I am glad i discovered this and had the possibility to understand it. Extremely good profession on this substance. I really like it. 메이저놀이터

메이저토토사이트 | 10 октября 2022 | 14:20

i appreciate what you've got were given executed right here. I just like the component in which you assert you're doing this to present lower back 메이저토토사이트