Как написать деловое письмо на английском

28 сентября 2017
71774
680

Hi! How are you? Так вы можете поприветствовать своего иностранного друга, приятеля, хорошего знакомого, с которым установилось неформальное общение. С деловыми партнерами и зарубежными коллегами язык коммуникаций совсем другой. Строгий, официально учтивый. Без опыта составления писем и документов можно допустить ошибки в деловом этикете, изрядно подпортить свой авторитет. Итак, какой должна быть грамотная деловая переписка на английском с примерами писем и фраз.

Содержание статьи:

Деловой английский

Здесь все как в русском - существует письменная субординация, которой следуют в составлении официальных документов и писем. Не позволительны обороты и фразы из разговорной речи, строгая структура предложений, каждое слово на своем месте. От делового письма зависит очень много. Красивый, грамотно составленный текст - дополнительный бонус к вашему деловому имиджу. Рассмотрим классификацию писем, которые приходится составлять офисным сотрудникам международных компаний.

Типы деловых писем на английском:

  • Поздравление с корпоративным или профессиональным праздником, днем рождения, юбилеем компании, победой в специализированном конкурсе;
  • Предложение о сотрудничестве, партнерстве, спонсорстве;
  • Письмо-уведомление о приеме на работу - составляется, как правило, HR-сотрудниками;
  • Заявление. Контекст может быть различным - о переносе отпуска, выделении дней без содержания, переходе на другую вакансию и т.д.;
  • Официальный отказ. Предметом отказа может стать просьба о повышении заработной платы, дополнительных днях отпуска, предложение о сотрудничестве, спонсорской поддержке какого-либо проекта или мероприятия и т.д.
  • Жалоба. Чаще всего составляется покупателями, которые приобрели некачественный продукт.
  • Письмо-извинение - ответная реакция на жалобу, объясняющая обстоятельства вины производителя или поставщика.
  • Официальный запрос. Отправляется при необходимости получить дополнительную информацию о продукте или услуге.
  • Благодарность. Официальное письмо, в котором руководитель компании или отдела благодарит сотрудников за успехи и достижения. Рассылается массово или индивидуально - с обозначением адресата.

Правила составления деловой переписки на английском

Перечислим 11 основных моментов, которые нужно учитывать при составлении деловых писем, вне зависимости от типа:

  1. Официальный документ или письмо по смыслу разбивается на абзацы и при этом без отступа красной строки. Заглавная буква идет сразу;
  2. Чтобы текст воспринимался проще, разделите его на одинаковые по количеству строк блоки.
  3. Поля должны быть широкими, белое пространство - одинаковым между абзацами и строчками. Графическое единство и симметрия помогают эффективно воспринимать информацию.
  4. Верхний левый угол - место под имя отправителя и название компании, которую представляет сотрудник.
  5. После имени отправителя указывается имя адресата и название компании, в которую отправляется документ.
  6. Обязательно обозначить дату отправки письма: или на три строки ниже адресата (в верхнем правом углу) или отдельно в левом верхнем углу.
  7. Текст необходимо красиво структурировать, он должен быть равномерно распределен, базируясь по центру.
  8. Основная мысль, которую вы хотите донести до адресата, должна быть выражена в самом начале документа. Это выглядит так: "I am writing to you to ..." и указываем цель обращения.
  9. Не совмещайте в одном документе несколько просьб. Так внимание рассеивается, смещаются акценты. Лучше составить два письма, каждое из которых будет сконцентрировано на конкретной задаче.
  10. Неприемлемо употребление сокращений, свойственных разговорной речи: You're вместо You are.
По этикету деловые письма надо завершать словами благодарности "Thank you for your prompt help...". Так вы выразите уважение к адресату, закрепите положительное мнение о себе.

Пример делового письма-запроса на английском

Сначала разложим документ по элементам, подробно рассмотрим его структуру. В качестве примера возьмем письмо-запрос.

  • Шапка
    В верхнем левом углу указываем имя и адрес отправителя.
    Ниже - имя и адрес получателя (начиная с номера офиса, дома и к большему - город, страна).
    На три строки ниже - дата: день-месяц-год (через точку).
  • Приветствие
  • Обращаемся к адресату
  • Выражение главной мысли
  • Заключительные фразы: благодарность за внимание, понимание, лояльность и т.д.
  • Финал по формуле вежливости: Имя, фамилия и должность автора письма.
  • Вложение: обращает внимание на то, что письмо дополняют фотографии, схемы и прочие документы.

Образец письма-запроса на английском:

John Stewart
1304 Sherman Ave.
Madison, Wisconsin

Lemann & Sons
3597 43rd Street
New York, NY 12008

May24, 2015

Dear Sirs,

With reference to your advertisement in Business Weekly Journal could you please send me more detailed description of your monitors.
I would also like to know about discounts that you provide.

Yours faithfully,

(Signature)
John Stewart
Sales Manager

В образце мы видим четкое следование канонам деловой переписки. Адресная строка выдержана левой верхней части, дата смещена вниз на три строчки. Текст начинается с конкретной просьбы, завершается вежливым реверансом.

Перевод основного текста:

Со ссылкой на ваше объявление в деловом еженедельнике, не могли бы вы прислать мне более подробное описание ваших мониторов?Также я хотел бы знать о скидках, которые вы предоставляете.

Деловое поздравительное письмо

Поздравительное письмо также составляется в официальном стиле, без просторечных оборотов. Как правило, от лица руководителя компании или отдела. Адресатом может быть как один человек, так и коллектив. День рождения, профессиональные достижения, победа в профессиональном соревновании, выставке, перевыполнение плана - все это может стать основой для письма-поздравления.

Содержание включает в себя обращение к адресату, выражение уважения и поздравление. Отличительная особенность этого жанра деловой переписки - эмоциональная окрашенность. Перечислим самыми распространенными фразами:

  • Warmest wishes for a happy holiday season and a wonderful new year. С самыми теплыми пожеланиями счастливых праздников и прекрасного наступающего года!
  • Best wishes for a happy and prosperous New Year from …! Примите наилучшие пожелания счастья и процветания в Новом году от …!
  • In appreciation of our association during the past year, extends our very best wishes for a wonderful holiday season! Ценя наше сотрудничество в течение прошедшего года, выражаем наши наилучшие пожелания в связи с праздниками!

Письмо о приеме на работу

Этот документ рекрутеры считают очень важным. Дополнение к резюме от лица соискателя - своего рода коммуникативная нить, позволяющая оценить заинтересованность потенциального сотрудника конкретной должностью, его грамотность, чистоту и внятность мыслей в их словарной оболочке. Также, как и в других жанрах деловой переписки, здесь есть свои требования:

  1. Текст должен начинаться с текста о заинтересованности вакансией. Соискатель выделяет приоритеты, ставит маячки в свою пользу.
  2. Далее идет небольшая презентация профессиональных возможностей. Задача: в двух-трех предложениях описать свои навыки, умения, цели.
  3. Третий блок - говорите о резюме, с которым подробнее можно познакомиться во вложении. Выражаете желание пообщаться с HR-специалистом на собеседовании. Отмечаете свою готовность быстро приступить к работе.
  4. И вежливый финал - благодарность за внимание, с надеждой на положительный результат.

5 фраз, которые могут пригодиться при составлении письма о приеме на работу:

  • I can supply references from…if required. Я могу предоставить рекомендации из…если потребуется…

    Please accept this letter as application for the … position currently advertised in the … Пожалуйста, примите это письмо как заявление на замещение вакантной должности … , которая была объявлена в …

    Thank you for your attention. Спасибо за внимание.

    I was interested to read your advertisement for … Я был заинтересован, когда прочитал вашу рекламу в …

    I have exceptional verbal and written communication skills. Я обладаю исключительными устными и письменными коммуникативными навыками.

 

Деловое пригласительное письмо

Этот документ отправляется потенциальным клиентам, партнерам, спонсорам с предложением принять участие в мероприятии, войти в проект. От контекста зависит очень многое. Варианта два: согласие или отказ. Чтобы результат был положительным, текст должен заинтересовать адресата. Даем полезные советы по составлению пригласительного письма:

  • Следовать структуре составления деловых писем: отправитель и получатель - в левом верхнем углу, основной текст - по центру, финальные аккорды - нижние строчки слева.
  • Текст должен быть манким. Задача - вызвать интерес, побудить к сотрудничеству. Зачастую компании обращаются к профессиональным копирайтерам, которые грамотно, красиво и эффективно выстраивают предложения в одну логическую цепочку.
  • Рассылка писем-приглашений, предложений к сотрудничеству должна стартовать заранее, в идеале - за несколько месяцев до мероприятия. Учитывайте особенности крупных компаний, в которых процессы согласования проектов затягиваются на несколько недель.

-6.jpg?1506933826890

Вам могут пригодиться фразы:

  • Allow me the pleasure of inviting you to… Не откажите в удовольствии пригласить Вас…

    You are cordially invited to be the guest of… Мы сердечно приглашаем Вас быть гостем на…

 

 

Письмо-жалоба

Некачественный или бракованный товар, грубое обслуживание, не профессиональный сервис и прочие разочарования потребителей становятся поводом для составления Complaint Letter (писем-жалоб). За рубежом весьма распространенная практика. В сетевых компаниях есть специальные отделы, которые занимаются обратной связью, решают спорные моменты, работают с возражениями.

В этом письме должна быть подробно изложена информация, беспокоящая адресата. Чем детальнее будет описана проблема, тем прозрачнее она в решении. Что нужно указать в жалобе:

  • Точное наименование товара, название услуги, качеством которых вы не довольны.
  • Дата обращения в магазин, кафе, сервисный центр.
  • Обстоятельства проблемной ситуации. В случае если возник конфликт с менеджером по продажам - подробности диалога, действий сотрудника.
  • Укажите ваши ожидания и пожелания, что ждете от производителя/ритейлера/сферы услуг.
  • Адресатом должен стать руководитель компании или отдел по работе с клиентами.

Приведем пример основного текста письма-жалобы:

Вступительная часть: On the 1st of July, I bought a (name of the product, with serial or model number or service performed) at … 1 июля я приобрел (полное название товара с серийным номером или вид услуги) по адресу … I wish to complaint in the strongest possible terms about the treatment I received from a member of your staff. Я бы хотел выразить претензии к обращению со мной вашего сотрудника.

Суть проблемы: I am disappointed because I was billed the wrong amount, something was not disclosed clearly or was misrepresented. Я разочарован, поскольку мне предъявили неправильную сумму к оплате, что-то не было объяснено.

Ожидания: I hope that you will deal with this matter promptly as it caused me considerable inconvenience. Я надеюсь, вы разберетесь с этим делом немедленно, поскольку это доставило мне серьезные неудобства.

В завершении укажите имя и фамилию. В шапке - адрес и телефон.


Письмо с извинениями, ответ на жалобу

Эта форма составляется в ответ на поступившую жалобу. Apology Letter должно быть максимально вежливым, клиентоориентированным. Даже если жалоба не несет в себе серьезных причин для поиска виноватых. Это выражение заинтересованности компании к своим клиентам, подпитка репутации и авторитета.

Структура текста письма-извинения:

  • Начинаем с непосредственного извинения, выражаем сожаление о случившемся.
  • Объясняем обстоятельства проблемы и способы ее устранения. Говорим о мерах, которые будут приняты для устранения возникшего форс-мажора.
  • В завершении еще раз извиняемся и благодарим за терпение и лояльность к компании.

Приведем примеры фраз, которые можете использовать в письмах-извинениях:

  • Thank you for bringing the matter/problem to our attention. Спасибо, что сообщили нам об этом деле/проблеме.

    I am very sorry for this situation. Я очень сожалею о сложившейся ситуации.

    Please accept our apologises for… Примите наши извинения…

    Please be assured that we will… Будьте уверены, что мы…

 
Грамотность, сдержанность и вежливость - основы, которых следует держаться в деловой переписке. Ставьте себя на место адресата, какое письмо вам было бы приятно читать, на какое предложение отвечать согласием. Официальные документы могут стать эффективным инструментом в достижении целей.

Комментарии

VerifyCode
Нажимая на кнопку, вы даёте согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь с политикой обработки персональных данных.
gfdsad | 1 ноября 2024 | 19:14

ChokoCovered Banana Marshmallow
Funfetti Marshmallow
Raspberry Ripple Marshmallow
Strawberry Cheesecake Marshmallow
Rainbow BubbleGum Marshmallow
Key Lime Marshmallow
Blueberry Pie Marshmallow
Fruity Pebblez Marshmallow
Watermelon Marshmallow
Birthdaycake Marshmallow
Blue M&M Sprinklez
Marshmallow Super Duper
Marshmallow Froot Loopz
Gumdropz Concord Grape
Sprinklez Gumdropz
Gumdropz poppin papaya
Gumdropz Mango Mayhem
Gumdropz Wacky Watermelon
Gumdropz Island Punch
Gumdropz Strawberry Splash
Gumdropz Berry Bonanza
Gumdropz Wild Berry
Torchiez Blazin Banana
Torchiez Red Hotz
Original Torchiez
Grapefruit Cooler
Sprinklez Marshmallow Madness
Sprinklez Creamy Peanut Butter
Sprinklez Peach Perfection
Sprinklez Cherry Lemonade
Sprinklez Sweet Tartz
Sprinklez Cotton Candy
Sprinklez Candy Apple Cannabis Strain
Original Sprinklez Brand
Sprinklez Mint Chip
Gumdropz kiwi cooler
Sprinklez Pumpkin strain
RASPBERRY SWIRL MARSHMALLOW
Sprinklez Apple Pie
Torchiez Chili Mango
Marshmallow tripple stack smorez
Marshmallow Twisted
Gumdrops Mint Mojito
Sprinklez New York Cheesecake
Sprinklez Candied Yams
New York Marshmallow
Torchiez Fuego berry
Sprinklez Takeover
Gumdropz Cranberry blast
Torchiez Jalapeno plum
Lemon bomb Marshmallow
Sprinklez Blueberry Pancakes
Marshmallow Jet Puff
Marshmallow Coconut Royale
Gumdropz Tropical Snow
Marshmallow Cloudberry
Spiced Gingerbread Choco Chunk
Gumdropz Cantaloupe Dream
Choko Whip Swirl Marshmallow
Gumdropz Persian Peach
Sprinklez Oreo Cheesecake
Frosty Snowman Marshmallow
Sprinklez Bubblegum CottonCandy
Torchiez Fire Plum Crumble
Sprinklez MIllionaire Shortbread
Marshmallow Sparkling Champagne
Sprinklez Fruitty Pebles
Gumdropz Honeydrew Delight
Hot Honey Butter Blondies
Twisted Caribbean
Confetti Cookies Dough Cream
Cherry Ripe Marshmallow
Southern Buttermilk Pie
Peach Cobbler
Pink Vanilla Butter Cake
Brooklyn Blackout Cake
Hot Fudge Sundae
Caramel Apple Cheesecake
Mississipi Mud Pie
Fresh Baked Apple Crisp
Blueberry Shortcake
Juicy Yellow Watermelon
Strawberry Frosted Flakes Milkshake
Cookies & Cream Milkshake
Orange Creamsicle
White Chocolate Strawberry
Bubblegum
Dulce de Leche
Kiwi Strawberry Splash
Blazed Buttermilk Doughnuts
Rainbow Sherbet Cotton Candy
Mandarin Lime
Strawberry Banana Pudding
Cookies Monster
M&M Cookie Dough Cream
Rainbow Confetti Birthday cake
S'mores Stuffed French Toast
Red Velvet Cheesecake
Fresas Con Crema
Fantastic Funfetti
Froot Loops Ice Cream
Neapolitan
Rainbow Bubblegum
Hawaiian Guava Cake
Banana Upsidedown Cake
Lemon Blueberry Cheesecake Bar
Sour Patch
Boston Cream Pie
Basque Burnt Cheesecake
Fruit Gushers
Gummy Bears
Marble Pound Cake
Strawberry Brownie
7up Pound Cake
Raspberry Cheesecake Truffles
Gummi Peachie O's
Honey Vanilla
Gummy Wormz
Brite Crawlers
Sprinklez Munyun
Official Sprinklez Website
Funfetti Pound Cake
Jasmine Panna Cotta
Banana Split
Mango Peach
Twix Milkshake
Sour Belts Green Apple
Lucky Charms Cereal Bars
Lemon Meringue
Cookie Butter
Midnight Fantasy
Strawberry Cheesecake Pie
White Mystery
Tropical Skittles Swirl
Blackberry Cobbler
Strawberry Vanilla
Sprinklez Miami
Cinnamon Roll Bread Pudding
Nerds Candy Cake
Creamy Coconut Tres Leches
Summer Berry Cake Pops
Pop Cheesecake Bites
Snickerdoodle Cream Milkshake
Strawberry Lemonade Icebox Cake
Jolly Rancher
Double Frosted Banana Bread
Skittles Wild Berry
Blueberry Pie Milkshake
Cherry Coca Cola
Cookies Crumble Sundae
Tiramisu Brownie Pie
Triple Caramel Layer Cake
Pineapple Upside Down
Tahitian Treat

Gumdropz Cranberry blast
Gumdrops Mint Mojito
Gumdropz kiwi cooler
Gumdropz Concord Grape
Sprinklez Gumdropz
Gumdropz poppin papaya
Gumdropz Mango Mayhem
Gumdropz Wacky Watermelon
Gumdropz Island Punch
Gumdropz Strawberry Splash
Gumdropz Berry Bonanza
Gumdropz Wild Berry
Torchiez Jalapeno plum
Torchiez Fuego berry
Torchiez Chili Mango
Torchiez Red Hotz
Original Torchiez
Grapefruit Cooler
Sprinklez Blueberry Pancakes
Sprinklez Takeover
Sprinklez Candied Yams
Sprinklez New York Cheesecake
Sprinklez Apple Pie
Sprinklez Pumpkin strain
Sprinklez Mint Chip
Blue M&M Sprinklez
Sprinklez Marshmallow Madness
Sprinklez Creamy Peanut Butter
Sprinklez Peach Perfection
Sprinklez Cherry Lemonade
Sprinklez Sweet Tartz
Sprinklez Cotton Candy
Sprinklez Candy Apple
Original Sprinklez Brand
Marshmallow Coconut Royale
Marshmallow Jet Puff
Lemon bomb Marshmallow
New York Marshmallow
Marshmallow Twisted
Marshmallow tripple stack smorez
RASPBERRY SWIRL MARSHMALLOW
ChokoCovered Banana Marshmallow
Funfetti Marshmallow
Raspberry Ripple Marshmallow
Strawberry Cheesecake Marshmallow
Rainbow BubbleGum Marshmallow
Key Lime Marshmallow
Marshmallow Raspberry Ripple
Blueberry Pie Marshmallow
Fruity Pebblez Marshmallow
Watermelon Marshmallow
Gumdropz Persian Peach
Choko Whip Swirl Marshmallow
Gumdropz Cantaloupe Dream
Spiced Gingerbread Choco Chunk
Marshmallow Cloudberry
Gumdropz Tropical Snow
Watermelon Marshmallow
Birthdaycake Marshmallow
Marshmallow Super Duper
Marshmallow Froot Loopz
Frosty Snowman Marshmallow
Torchiez Fire Plum Crumble
Sprinklez Bubblegum CottonCandy
Sprinklez MIllionaire Shortbread
Marshmallow Sparkling Champagne
Sprinklez Fruitty Pebles
Gumdropz Honeydrew Delight
Hot Honey Butter Blondies
Twisted Caribbean
Confetti Cookies Dough Cream
Cherry Ripe Marshmallow
Southern Buttermilk Pie
Peach Cobbler
Pink Vanilla Butter Cake
Brooklyn Blackout Cake
Hot Fudge Sundae
Caramel Apple Cheesecake
Mississipi Mud Pie
Fresh Baked Apple Crisp
Blueberry Shortcake
Juicy Yellow Watermelon
Strawberry Frosted Flakes Milkshake
Cookies & Cream Milkshake
Orange Creamsicle
White Chocolate Strawberry
Bubblegum
Dulce de Leche
Blazed Buttermilk Doughnuts
Kiwi Strawberry Splash
Deep Fried Oreo Cookies
Rainbow Sherbet Cotton Candy
Mandarin Lime
Strawberry Banana Pudding
Cookies Monster
M&M Cookie Dough Cream
Rainbow Confetti Birthday cake
S'mores Stuffed French Toast
Fresas Con Crema
Red Velvet Cheesecake
Fantastic Funfetti
Froot Loops Ice Cream
Neapolitan
Bubblegum Rainbow
Banana Upsidedown Cake
Hawaiian Guava Cake
Sour Patch
Lemon Blueberry Cheesecake Bar
Basque Burnt Cheesecake
The Five Masters – “Nature’s Gift”
Ceremonial Chocolate – “Soul Retrieval”
Magic Microdose Gummies
cybin stock|Sample Packs: 3 bags x 5 capsules
Sample pack of supplements/Inner Peace
Medicinal Honey – “The Sweetness of Life”
Ceremonial Blend – “The Journey”
Two Bottle Bundle – 30 capsules each (Get 10 Percent Off)
100 Percent Syrian Rue – “The Amplifier”
Adaptogen Blend – “Alignment”
Brain Booster – “Mental Mastery”
Inner Peace – “The Awakening”

The Five Masters – “Nature’s Gift”
Ceremonial Chocolate – “Soul Retrieval”
Magic Microdose Gummies
cybin stock|Sample Packs: 3 bags x 5 capsules
Sample pack of supplements/Inner Peace
Medicinal Honey – “The Sweetness of Life”
Ceremonial Blend – “The Journey”
Two Bottle Bundle – 30 capsules each (Get 10 Percent Off)
100 Percent Syrian Rue – “The Amplifier”
Adaptogen Blend – “Alignment”
Brain Booster – “Mental Mastery”
Inner Peace – “The Awakening”

Froot Loop Cake Pops
Warheads Green Apple Sour Soda
Faygo Pineapple watermelon
Candy Clash Fanta
Tropical Starburst
Peaches & Cream
Strawberry Mochi Fanta
Persian Peach
Cherry Kool Aid
Crush Laffy Taffy
Blue Raspberry Jolly Rancher
Grape Gummy Bear
Dubble Bubbles
Cookies and cream fanta
Baja Blast Fanta
Pink Pineapple fanta
Frozen Bubbleyum Fanta
Strawberry Airheads Fanta
Gushers Fanta
Roscoe's Eclipse Fanta
Bomb Pop Fanta
Frozen Fruity Pebbles fanta
Honey Nut Frosted Flakes Fanta
Trix Fanta
Frozen Banana Marshmallow fanta
Brooklyn Blackout Fanta
Strawberry Shortcake Fanta
Frozen Peach Fanta
White Mystery Airheads FantaWhite Mystery Airheads Fanta
Froot Loops Fanta
Cotton Candy Fanta
Frozen Wockhardt Fanta
New York Cheesecake Fanta
Frozen Blue Raspberry Fanta
Raspberry Ripple Fanta
Bubblegum Fanta
Double Strawberry Fanta
Funfetti Fanta
Marshmallow Fruity Pebbles Fanta
Marshmallow Lucky Charms Fanta
Marshmallow Cocoa Pebbles Fanta
2024 Frozen Takeover Fanta
Frozen Marshmallow Fanta
Fanta Afterdark 420
Strawberry Milkshake Frosted Flakes Fanta
Frozen New York Fanta
Tiffany & Co Macaron
Banana Runtz Fanta
Watermelon Bomp pop
Rice Kripries Treats
Sour Skittles
Frozen Rainbow Nerds
Jolly Rancher Grape
Honeydew Melon
Wild Berries crush
Arizona Peach Tea
Halloween Cookie Crumble
Halloween Strawberry Scream
Frozen Halloween
Halloween Froot Loops
Halloween Fanta

56bet | 1 ноября 2024 | 11:17

56bet Anda dapat memilih jenis taruhan yang sesuai dengan gaya bermain dan tingkat risiko Anda

Jnt77 | 1 ноября 2024 | 10:55

Jnt77 Tengah Tepi: Menebak apakah angka yang keluar termasuk dalam kelompok tengah (25-74) atau tepi (00-24 dan 75-99).

Jnt77 | 30 октября 2024 | 8:36

Jnt77 menawarkan segudang keuntungan yang melampaui sekedar faktor keberuntungan

33eBet | 29 октября 2024 | 15:39

33eBet The registration process at is very easy and fast