Как написать деловое письмо на английском
Hi! How are you? Так вы можете поприветствовать своего иностранного друга, приятеля, хорошего знакомого, с которым установилось неформальное общение. С деловыми партнерами и зарубежными коллегами язык коммуникаций совсем другой. Строгий, официально учтивый. Без опыта составления писем и документов можно допустить ошибки в деловом этикете, изрядно подпортить свой авторитет. Итак, какой должна быть грамотная деловая переписка на английском с примерами писем и фраз.
Деловой английский
Здесь все как в русском - существует письменная субординация, которой следуют в составлении официальных документов и писем. Не позволительны обороты и фразы из разговорной речи, строгая структура предложений, каждое слово на своем месте. От делового письма зависит очень много. Красивый, грамотно составленный текст - дополнительный бонус к вашему деловому имиджу. Рассмотрим классификацию писем, которые приходится составлять офисным сотрудникам международных компаний.
Типы деловых писем на английском:
- Поздравление с корпоративным или профессиональным праздником, днем рождения, юбилеем компании, победой в специализированном конкурсе;
- Предложение о сотрудничестве, партнерстве, спонсорстве;
- Письмо-уведомление о приеме на работу - составляется, как правило, HR-сотрудниками;
- Заявление. Контекст может быть различным - о переносе отпуска, выделении дней без содержания, переходе на другую вакансию и т.д.;
- Официальный отказ. Предметом отказа может стать просьба о повышении заработной платы, дополнительных днях отпуска, предложение о сотрудничестве, спонсорской поддержке какого-либо проекта или мероприятия и т.д.
- Жалоба. Чаще всего составляется покупателями, которые приобрели некачественный продукт.
- Письмо-извинение - ответная реакция на жалобу, объясняющая обстоятельства вины производителя или поставщика.
- Официальный запрос. Отправляется при необходимости получить дополнительную информацию о продукте или услуге.
- Благодарность. Официальное письмо, в котором руководитель компании или отдела благодарит сотрудников за успехи и достижения. Рассылается массово или индивидуально - с обозначением адресата.
Правила составления деловой переписки на английском
Перечислим 11 основных моментов, которые нужно учитывать при составлении деловых писем, вне зависимости от типа:
- Официальный документ или письмо по смыслу разбивается на абзацы и при этом без отступа красной строки. Заглавная буква идет сразу;
- Чтобы текст воспринимался проще, разделите его на одинаковые по количеству строк блоки.
- Поля должны быть широкими, белое пространство - одинаковым между абзацами и строчками. Графическое единство и симметрия помогают эффективно воспринимать информацию.
- Верхний левый угол - место под имя отправителя и название компании, которую представляет сотрудник.
- После имени отправителя указывается имя адресата и название компании, в которую отправляется документ.
- Обязательно обозначить дату отправки письма: или на три строки ниже адресата (в верхнем правом углу) или отдельно в левом верхнем углу.
- Текст необходимо красиво структурировать, он должен быть равномерно распределен, базируясь по центру.
- Основная мысль, которую вы хотите донести до адресата, должна быть выражена в самом начале документа. Это выглядит так: "I am writing to you to ..." и указываем цель обращения.
- Не совмещайте в одном документе несколько просьб. Так внимание рассеивается, смещаются акценты. Лучше составить два письма, каждое из которых будет сконцентрировано на конкретной задаче.
- Неприемлемо употребление сокращений, свойственных разговорной речи: You're вместо You are.
Пример делового письма-запроса на английском
Сначала разложим документ по элементам, подробно рассмотрим его структуру. В качестве примера возьмем письмо-запрос.
- Шапка
В верхнем левом углу указываем имя и адрес отправителя.
Ниже - имя и адрес получателя (начиная с номера офиса, дома и к большему - город, страна).
На три строки ниже - дата: день-месяц-год (через точку). - Приветствие
- Обращаемся к адресату
- Выражение главной мысли
- Заключительные фразы: благодарность за внимание, понимание, лояльность и т.д.
- Финал по формуле вежливости: Имя, фамилия и должность автора письма.
- Вложение: обращает внимание на то, что письмо дополняют фотографии, схемы и прочие документы.
Образец письма-запроса на английском:
John Stewart
1304 Sherman Ave.
Madison, Wisconsin
Lemann & Sons
3597 43rd Street
New York, NY 12008
May24, 2015
Dear Sirs,
With reference to your advertisement in Business Weekly Journal could you please send me more detailed description of your monitors.
I would also like to know about discounts that you provide.
Yours faithfully,
(Signature)
John Stewart
Sales Manager
Перевод основного текста:
Со ссылкой на ваше объявление в деловом еженедельнике, не могли бы вы прислать мне более подробное описание ваших мониторов?Также я хотел бы знать о скидках, которые вы предоставляете.
Деловое поздравительное письмо
Поздравительное письмо также составляется в официальном стиле, без просторечных оборотов. Как правило, от лица руководителя компании или отдела. Адресатом может быть как один человек, так и коллектив. День рождения, профессиональные достижения, победа в профессиональном соревновании, выставке, перевыполнение плана - все это может стать основой для письма-поздравления.
Содержание включает в себя обращение к адресату, выражение уважения и поздравление. Отличительная особенность этого жанра деловой переписки - эмоциональная окрашенность. Перечислим самыми распространенными фразами:
- Warmest wishes for a happy holiday season and a wonderful new year. С самыми теплыми пожеланиями счастливых праздников и прекрасного наступающего года!
- Best wishes for a happy and prosperous New Year from …! Примите наилучшие пожелания счастья и процветания в Новом году от …!
- In appreciation of our association during the past year, extends our very best wishes for a wonderful holiday season! Ценя наше сотрудничество в течение прошедшего года, выражаем наши наилучшие пожелания в связи с праздниками!
Письмо о приеме на работу
Этот документ рекрутеры считают очень важным. Дополнение к резюме от лица соискателя - своего рода коммуникативная нить, позволяющая оценить заинтересованность потенциального сотрудника конкретной должностью, его грамотность, чистоту и внятность мыслей в их словарной оболочке. Также, как и в других жанрах деловой переписки, здесь есть свои требования:
- Текст должен начинаться с текста о заинтересованности вакансией. Соискатель выделяет приоритеты, ставит маячки в свою пользу.
- Далее идет небольшая презентация профессиональных возможностей. Задача: в двух-трех предложениях описать свои навыки, умения, цели.
- Третий блок - говорите о резюме, с которым подробнее можно познакомиться во вложении. Выражаете желание пообщаться с HR-специалистом на собеседовании. Отмечаете свою готовность быстро приступить к работе.
- И вежливый финал - благодарность за внимание, с надеждой на положительный результат.
5 фраз, которые могут пригодиться при составлении письма о приеме на работу:
-
I can supply references from…if required. Я могу предоставить рекомендации из…если потребуется…
Please accept this letter as application for the … position currently advertised in the … Пожалуйста, примите это письмо как заявление на замещение вакантной должности … , которая была объявлена в …
Thank you for your attention. Спасибо за внимание.
I was interested to read your advertisement for … Я был заинтересован, когда прочитал вашу рекламу в …
I have exceptional verbal and written communication skills. Я обладаю исключительными устными и письменными коммуникативными навыками.
Деловое пригласительное письмо
Этот документ отправляется потенциальным клиентам, партнерам, спонсорам с предложением принять участие в мероприятии, войти в проект. От контекста зависит очень многое. Варианта два: согласие или отказ. Чтобы результат был положительным, текст должен заинтересовать адресата. Даем полезные советы по составлению пригласительного письма:
- Следовать структуре составления деловых писем: отправитель и получатель - в левом верхнем углу, основной текст - по центру, финальные аккорды - нижние строчки слева.
- Текст должен быть манким. Задача - вызвать интерес, побудить к сотрудничеству. Зачастую компании обращаются к профессиональным копирайтерам, которые грамотно, красиво и эффективно выстраивают предложения в одну логическую цепочку.
- Рассылка писем-приглашений, предложений к сотрудничеству должна стартовать заранее, в идеале - за несколько месяцев до мероприятия. Учитывайте особенности крупных компаний, в которых процессы согласования проектов затягиваются на несколько недель.
Вам могут пригодиться фразы:
-
Allow me the pleasure of inviting you to… Не откажите в удовольствии пригласить Вас…
You are cordially invited to be the guest of… Мы сердечно приглашаем Вас быть гостем на…
Письмо-жалоба
Некачественный или бракованный товар, грубое обслуживание, не профессиональный сервис и прочие разочарования потребителей становятся поводом для составления Complaint Letter (писем-жалоб). За рубежом весьма распространенная практика. В сетевых компаниях есть специальные отделы, которые занимаются обратной связью, решают спорные моменты, работают с возражениями.
В этом письме должна быть подробно изложена информация, беспокоящая адресата. Чем детальнее будет описана проблема, тем прозрачнее она в решении. Что нужно указать в жалобе:
- Точное наименование товара, название услуги, качеством которых вы не довольны.
- Дата обращения в магазин, кафе, сервисный центр.
- Обстоятельства проблемной ситуации. В случае если возник конфликт с менеджером по продажам - подробности диалога, действий сотрудника.
- Укажите ваши ожидания и пожелания, что ждете от производителя/ритейлера/сферы услуг.
- Адресатом должен стать руководитель компании или отдел по работе с клиентами.
Приведем пример основного текста письма-жалобы:
Вступительная часть: On the 1st of July, I bought a (name of the product, with serial or model number or service performed) at … 1 июля я приобрел (полное название товара с серийным номером или вид услуги) по адресу … I wish to complaint in the strongest possible terms about the treatment I received from a member of your staff. Я бы хотел выразить претензии к обращению со мной вашего сотрудника.
Суть проблемы: I am disappointed because I was billed the wrong amount, something was not disclosed clearly or was misrepresented. Я разочарован, поскольку мне предъявили неправильную сумму к оплате, что-то не было объяснено.
Ожидания: I hope that you will deal with this matter promptly as it caused me considerable inconvenience. Я надеюсь, вы разберетесь с этим делом немедленно, поскольку это доставило мне серьезные неудобства.
В завершении укажите имя и фамилию. В шапке - адрес и телефон.
Письмо с извинениями, ответ на жалобу
Эта форма составляется в ответ на поступившую жалобу. Apology Letter должно быть максимально вежливым, клиентоориентированным. Даже если жалоба не несет в себе серьезных причин для поиска виноватых. Это выражение заинтересованности компании к своим клиентам, подпитка репутации и авторитета.
Структура текста письма-извинения:
- Начинаем с непосредственного извинения, выражаем сожаление о случившемся.
- Объясняем обстоятельства проблемы и способы ее устранения. Говорим о мерах, которые будут приняты для устранения возникшего форс-мажора.
- В завершении еще раз извиняемся и благодарим за терпение и лояльность к компании.
Приведем примеры фраз, которые можете использовать в письмах-извинениях:
-
Thank you for bringing the matter/problem to our attention. Спасибо, что сообщили нам об этом деле/проблеме.
I am very sorry for this situation. Я очень сожалею о сложившейся ситуации.
Please accept our apologises for… Примите наши извинения…
Please be assured that we will… Будьте уверены, что мы…
Грамотность, сдержанность и вежливость - основы, которых следует держаться в деловой переписке. Ставьте себя на место адресата, какое письмо вам было бы приятно читать, на какое предложение отвечать согласием. Официальные документы могут стать эффективным инструментом в достижении целей.
